Lidya Haning's Blog: Penerapan Sistem Informasi Manajemen

A. Sistem Informasi Manajemen

Sebelum kita mengetahui contoh penerapan secara real dari Sistem Informasi Manajemen atau biasa disingkat SIM itu, akan lebih baik kita mengetahui apa itu Sistem Informasi Manajemen itu sendiri. Pengertian sistem adalah kumpulan komponen yang terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Karakter sistem berupa komponen, boundary(batasan), lingkungan luar(environment), penghubung(interface), input, proses, output, dan goal(tujuan). Informasi merupakan data yang diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi pemakai atau pembacany, menjadi sebuah informasi. Sistem Informasi adalah sistem dalam organisasi yang menyediakan report (laporan) bagi manajemen berdasarkan transaksi & operasi yang ada di organisasi. Sementara pendefinisian dari manajemen yaitu berupa planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), dan controling (pengaturan). Jadi, pengertian Sistem Informasi Manajemen(SIM) merupakan sistem yang digunakan untuk mendapat informasi bagi kepentingan manajemen. Jika menurut Scanland & Bernard, SIM merupakan sistem formal mengenai reporting menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat di organisasi.

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi :

Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
Sistem informasi personalia (personal information systems).
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
Sistem informasi analisis software
Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

B. Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen banyak diterapkan pada kehidupan sehari-hari. Terlebih lagi karena sekarang sudah memasuki zaman dimana teknologi semakin canggih dan praktis. SIM banyak digunakan karena befungsi untuk memudahkan pendistribusian serta pengaturan keuangan dalam suatu proyek perusahaan, serta mempermudah pengaksesan informasi dari suatu kumpulan data perusahaan. Mulai dari perusahaan, toko swalayan, supermarket, hingga sekolah sudah banyak yang menerapkan proses dari Sistem Informasi Manajemen.

Disini saya mengambil Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Elektronik (SIMPEL) yang diperuntukan untuk sekolah dalam mengatur dan mengelola perpustakaan sekolah. Aplikasi ini merupakan sistem informasi berbasis web sehingga untuk mengakses dan membukanya dapat digunakan dengan aplikasi perantara yang digunakan untuk terhubung ke internet, seperti Mozilla FireFox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, dan lain sebagainya. Selain itu, dengan berbasis web ini juga memudahkan pengaksesan dimana saja selama terdapat fasilitas internet. Aplikasi SIMPEL dalam intranet sekolah, biasanya proses instalasinya ditempatkan pada komputer server sehingga dapat diakses oleh seluruh unit client. Dalam aplikasi perpustakaan elektronik ini dapat menyimpan beberapa data yang diperlukan seperti, katalog data buku yang tersedia yang dapat digolongkan berdasarkan tipe-tipenya, data anggota perpustakaan, laporan, serta daftar rencana pengadaan buku baru.

Perpustakaan Elektronik ini memiliki banyak fungsi yang cukup memudahkan para pengguna, beberapa fungsi tersebut yaitu :

Aplikasi ini berada di jaringan komputer sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja.
Aplikasi ini juga dapat digunakan dalam sistem operasi berbasis Windows ataupun Linux.
Dapat digunakan untuk mencetak kartu anggota serta barcode nya yang tersimpan dari data semua siswa yang ada.
Dapat digunakan oleh banyak orang seperti masyarakat umum, anggota serta petugas perpustakaan itu sendiri.
Semua laporan yang tersimpan dapat diekspor ke spreadsheet.
Bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna yang akan mengecek koleksi buku di perpustakaan.
Terdapat pula fitur perencanaan administrasi untuk pengadaaan buku baru.
Master klasifikasi dokumen yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan setiap sekolah, antara lain pengaturan dokumen yang bisa mengeset profil tiap dokumen seperti dapat dipinjam atau tidak, denda telat, ataupun mengenai batas peminjaman.
Mampu mencetak secara otomatis barcode untuk kode buku dan kartu anggota perpustakaan siswa.
Peminjaman buku dapat dipermudah dengan menggunakan barcode yang ada.
Dilengkapi dengan fungsi abstraksi dan visualisasi gambar buku.
Dilengkapi fitur atribut dokumen mulai dari abstraksi buku, lokasi buku, kode ISBN dan lain-lain yang dapat ditambahkan secara dinamis pada setiap dokumen.
Dilengkapi pula dengan fitur untuk memberikan informasi jumlah koleksi dokumen dan yang beredar di luar.
Dilengkapi dengan fitur untuk memberikan laporan buku favorit, buku jatuh tempo serta status judul buku.

Contoh tampilan untuk :

Pengaturan Member

Pembelian Buku Baru

Peminjaman Buku

Tipe Koleksi Buku

Dari beberapa uraian di atas, dapat digambarkan bagan atau diagram proses dari perpustakaan elektronik tersebut. Seperti gambar bagan yang saya coba buat menurut hasil peruraian di atas, yaitu :